注文書の作り方　完全ガイド

FAXやメール、Webなどで注文書を作る際にはどういうポイントに気を付けたらよいでしょう？業界によって注文書の特徴は異なります。例えば、食品や工場のように注文頻度が多い業界や、アパレル、雑貨のように商品数が多く、入れ替わりのスピードが速い業界では注文書の作り方も違ってきます。また、体裁だけではなくレイアウトも重要です。受注伝票に入力しやすい順番にするなど、受注業務全体に配慮した注文書を作成するようにしましょう。

1．まずは注文書のタイプを決めましょう

注文書には大きく分けて商品リストがついているタイプとついていないタイプの2種類があります。まずはどちらのタイプにするかを決める必要があります。

・発注情報を直接記入するタイプ

発注者が商品情報や金額、数量などを入力します。品番を間違えたり、FAXの印字がみえないなどの問題が起こりやすいです。取り扱う商材がサービスであったり、商品数が多い企業などでよく利用されています。

・商品リストに数量だけ入力するタイプ

繰り返し注文がある商品を予めリストにしておくことで、発注者は数量だけ記入すれば良くなり手間が削減できます。その結果、発注書をこまめに流すことができるようになります。

受注する側も、定型の形で受注情報を受け取れるようになるので作業効率があがります。このような商品リスト付きの注文書は飲食業界や材料を扱う工場などで使われることが多いです。

2．必要な情報を決める

発注者の情報

発注者の名称、連絡先、住所、担当者名は最低限必要です。メールアドレスなどが必要な場合は追加しましょう。注文書を渡す際に予め入力しておいてあげると親切です。

受注締め切り時間

締切時間を明確に決めることで納期のトラブルを防止し、倉庫とのやりとりや出荷業務を決まった時間に進めることができるので必ず明記しましょう。

納期

基本的な出荷までの日数を記載します(営業日換算で記載するとよいでしょう)。商品ごとの個別の事情がある場合は備考欄へ記載するようにしましょう。相見積もりなどでは、価格が多少高い場合でも納期を優先される場合もあり、取引に関する重要な項目です。

配送先

顧客が配送先を記入できる欄を設けます。

送料条件

送料の取り決めがある場合は記載する場合もあります。予め別の契約書で合意できている場合には注文書では省く場合もあります。

商品を特定する項目

品番、商品名、発注単価、数量など受注業務に必要な項目を記載しましょう。

消費税

税別、税込、非課税などを明記しましょう。

備考欄

発注者がメッセージを書ける欄を用意しておくとコミュニケーションがとりやすく便利です。

3．レイアウトを決める

見た目をすっきり整理して入力しやすいレイアウトにしましょう。受注伝票へ入力することも考え、伝票の入力欄と並び順を揃えておくと後で受注業務が楽になります。ごちゃごちゃしていたり、使いづらいレイアウトだと使われなくなるので注意しましょう。