FAXやメール、Webなどで注文書を作る際には、どのようなポイントに気を付けたらよいのでしょうか？業界によって注文書の特徴は異なります。例えば、食品や工場向けの材料のように注文頻度が高い業界と、アパレルや雑貨のように商品数が多く、入れ替わりの早い業界とでは、注文書の作り方も変わってきます。
また、必要な項目だけでなくレイアウトも重要です。受注伝票や販売管理システムへ入力しやすい順番にするなど、受注業務全体に配慮した注文書を作成しましょう。
1．まずは注文書のタイプを決めましょう
注文書には、大きく分けて商品リストが付いているタイプと付いていないタイプの2種類があります。まずは、取り扱う商品や注文頻度に合わせて、どちらにするかを決めましょう。
発注情報を直接記入するタイプ
発注者が商品番号や商品名、単価、数量などを直接記入するタイプです。取り扱う商材がサービスの場合や、商品数が多い場合、注文内容が取引ごとに異なる場合に向いています。
一方、品番の書き間違いや記入漏れが起こることがあります。また、FAXの場合は文字がかすれて読みにくくなることもあるため、商品を特定できる情報を記入してもらいましょう。
商品リストに数量を記入するタイプ
繰り返し注文がある商品をあらかじめリストにしておき、発注者が数量を記入するタイプです。発注者の手間を減らせるだけでなく、受注する側も決まった形式で注文情報を受け取れるため、作業効率が上がります。
飲食業向けの商品、工場で使用する材料など、同じ商品が繰り返し注文される取引に向いています。商品の追加や廃番、価格改定があった場合は、注文書の情報も更新しましょう。
2．必要な情報を決める
注文書のタイプが決まったら、注文を受けるために必要な情報を決めます。
発注者・受注者の情報
誰から誰への注文なのか分かるように、会社名、住所、連絡先、担当者名などを記載します。取引先ごとに注文書を用意する場合は、発注者の情報をあらかじめ入力しておくと親切です。
注文日・注文番号
注文日を記入する欄を設けます。また、注文番号を付けると、問い合わせや納品書・請求書との照合がしやすくなります。
受注締め切り時間
締め切り時間がある場合は、分かりやすい場所に記載しましょう。納期に関する認識の違いを防ぎ、受注後の出荷業務も進めやすくなります。
納期・配送先
基本的な出荷までの日数を記載します。認識の違いを防ぐため、出荷日と納品日のどちらを指すのかが分かるようにしましょう。また、発注者の所在地と納品先が異なる場合に備え、配送先を記入できる欄を設けます。
送料・支払条件
送料の取り決めがある場合は記載します。必要に応じて、支払方法や支払期日も記載しましょう。基本契約書などであらかじめ合意している場合は省くこともあります。
商品を特定する項目
商品番号・品番、商品名、規格、単価、数量、単位、金額など、受注業務に必要な項目を設けましょう。「個」「本」「箱」「ケース」など、注文単位も分かるようにします。
消費税
金額を記載する場合は、税別と税込のどちらであるかを明記しましょう。複数の税率の商品を扱う場合は、商品ごとの税率も確認できるようにしておくと、その後の請求処理がスムーズです。
備考欄
希望納品時間や梱包方法など、発注者が連絡事項を記入できる欄を用意しておくと便利です。
3．レイアウトを決める
必要な項目が決まったら、見た目をすっきりと整理して入力しやすいレイアウトにしましょう。受注伝票や販売管理システムへ入力する場合は、注文書と入力項目の並び順をそろえておくと、受注後の作業が楽になります。
商品リスト付きの注文書では、よく注文される商品を上に配置したり、カテゴリーごとに分けたりすると商品を探しやすくなります。FAXで使用する場合は、白黒でも読みやすいか、文字や罫線がつぶれないかも確認しましょう。
ごちゃごちゃしていたり、使いづらいレイアウトだったりすると、注文書が使われなくなることもあります。実際に利用する取引先や受注担当者の意見も聞きながら、使いやすい注文書を作成しましょう。
電子データで受け取った注文書の保存にも注意しましょう
メールの本文や添付ファイル、Webやクラウドサービス上の注文データなど、注文内容を電子的にやりとりした場合は、電子帳簿保存法に沿って電子データのまま保存する必要があります。受注後にどこへ保存するか、必要なときに検索・確認できるかも考えておきましょう。
また、製造や業務などを委託する取引では、取適法などにより、委託内容、代金、支払期日、納入場所などの明示が必要になる場合があります。該当する取引では、必要な記載事項を確認してください。
まとめ
注文書の作り方は、取り扱う商品や注文頻度によって異なります。商品数が多い場合や毎回注文内容が異なる場合は発注情報を直接記入するタイプ、同じ商品が繰り返し注文される場合は商品リスト付きのタイプが便利です。
必要な情報を記載するだけでなく、発注者が記入しやすく、受注担当者が確認しやすいレイアウトにすることも大切です。受注後の入力や保存まで考え、業務全体をスムーズに進められる注文書を作りましょう。