受注業務とは？
受注業務とは、受注情報を元に販売管理へデータを取り込み、倉庫や工場へ出荷指示を掛ける一連の業務を指します。会社によっては、出荷後の売上計上から請求書の発行までを指すこともあるようですが、そちらは正確には「販売管理」や「請求管理」の業務となります。
受注業務の流れとは？
一般的な受注業務の流れは次のようになります。
1．注文書の受領
締め切り時刻までに注文書を受領した分を、その日の受注分として受注作業を行います。 この時点ではまだ注文を受け付けただけなので売上には計上しません。
2．注文書の内容確認
取引先ごとに、契約条件や見積書に記載された内容も異なるので相違がないか確認します。問題がなければ在庫を確認して納期を回答します。
3．受注伝票の作成
注文書に問題がなければ受注伝票を作成します。受注伝票は注文を受けた記録として作成し社内で保管します。
4．注文請書の送付
注文請書とは、注文書を受領し発注を了承したことを取引先へ報告する為の書類です。この時点で注文が確定したことになります。必ず作成しなくてはならないわけではなく必要に応じて作成します。
出荷から請求までの流れ
受注業務を終えると、次は納期ごとに出荷の準備を行っていきます。実際の業務では同じ担当者が出荷処理まで行う場合も多いので出荷から請求までの流れも確認しておきましょう。
商品によっては、入荷が先になるなど個別の事情で在庫がすぐに用意できない場合もあります。そうした場合、受注した単位と出荷する単位が異なる場合がありますので注意が必要です。出荷から請求までの流れは次のようになります。
1．出荷
納期ごとに商品を出荷して商品を取引先へ引き渡します。この時点で売上として計上することができるようになります。出荷時には納期を間違えないよう正確に出荷しなければなりません。納品の際は納品書、受領書を同梱し、受領書は受領した証として確認印を押して返送してもらいます。
2．売上伝票の作成
出荷が終わると売上伝票へ売上として記帳します。売上伝票は納品書の控えで代用する場合もあります。
3．請求書の発行
取引先ごとに出荷した商品の請求書を発行します。
通常は請求締日に一定期間分の売り上げを集計しますが、取引条件によっては都度請求書を発行する場合もあります。
4．入金の確認
取引先からの入金額が請求額と相違ないか確認します。
まとめ
注文を受けて実際に顧客へ商品を届けるまでには、これだけのプロセスを踏まなければいけません。 まずは基本的な流れを理解して自社の業務フローを確認しましょう。
業務担当の方だけではなく、営業の方もこれらの流れを理解して仕事を行うとお互いに配慮が行き届いたスムーズな仕事ができると思います。