取引を開始するにあたり、受注手段を決める必要があります。日本では昔からの商習慣でFAXを利用した受注・発注を行う企業が多いようですが、最近は業務の効率化とスピード化を目的に、Web経由の注文比率を上げようとする企業が増えてきています。そういった流れもあって、これまでとは違った受注手段としてはクラウド系のサービス(Web上で受発注をやりとりする)が台頭してきています。ここではいくつかある受注手段ごとに、どういった違いがあるのかをまとめてみました。
受注手段ごとのメリットとデメリット
受注する際に気を付けたいのは受注内容が記録されているかどうかです。電話や商談の場など口約束だけで注文を受けて取引を進めた場合、お互いの認識に相違があったり、思わぬトラブルを引き起こす場合があります。口頭で注文を受けた場合は必ず注文請書を提出するなど、記録がきちんと残るような業務フローを設計しましょう。
| 受注方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| 電話 |
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| FAX |
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| メール |
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| EDI |
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| Webの注文書 |
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効率の良い受注業務が企業の成長を促す
受注業務の基礎知識で解説したように、受注後は受注伝票を作成します。FAXや電話で受注している企業は、受注後に手動でデータ入力を行うことになりますが、これだとどうしても入力ミスや漏れが発生してしまいます。人間が行っていることなのでこれはしょうがないことだと思います。いくら意識してもゼロにすることは難しく、仮にスムーズに業務が流れている場合は、そこではスーパー事務員が活躍しているのだと思います。
また、受注量が増えた時に受注担当者を増やして1人あたりの負担を減らす方法もありますが、これもコストが増えるだけで原因の解決にはなっていません。今後、企業が成長していくためには、EDIやインターネットを使った取引など、効率良くミスが起こりづらい仕組みを導入していくことが重要になってきます。
まとめ
受注手段はいろいろな方法がありますが、できるだけシンプルで効率的な仕組みを作りましょう。そうすることで、ミスを減らし全体の業務スピードを上げることができます。受注方法を変更するには取引先の協力も必要ですが、生産性の向上や大きなコスト削減に繋がりますので一度社内で検討してみてはいかがでしょう。