受注手段それぞれのメリットとデメリットまとめ

取引を始める際には、どのような方法で注文を受けるかを決める必要があります。

日本では昔からの商習慣でFAXを利用した受注・発注を行う企業が多くありますが、業務効率化とスピードアップを目的に、Web経由での注文比率を高めようとする企業も増えています。その流れもあって、近年ではWeb上で受発注をやりとりするクラウド系のサービスも広く利用されるようになりました。ここではいくつかある受注手段ごとに、どのような違いがあるのかをまとめてみました。

受注手段ごとのメリットとデメリット

受注の際に気を付けたいのは、受注内容が記録されているかどうかです。

電話や商談の場などで口頭だけで注文を受けて取引を進めた場合、お互いの認識に相違が生じたり、思わぬトラブルにつながったりすることがあります。

口頭で注文を受けた場合は、注文確認メールや注文請書を送るなど、商品、数量、価格、納期といった受注内容がきちんと記録に残るような業務フローを設計しましょう。

受注方法	メリット	デメリット
電話・対面	その場で内容を確認できる 細かな要望を聞きやすい ほかの商品も提案しやすい	記録が残りにくい 聞き間違いや転記ミスが起こりやすい 業務が中断される 担当者が不在の場合に対応しにくい
FAX	使い慣れている企業が多い 記録が残る 24時間受注可能	文字のかすれや手書き文字を読み間違えることがある データ入力コストがかかり、ミスも起こりやすい 紛失リスク 消耗品（用紙やトナー）、保管場所などのコストがかかる
メール	導入しやすい 送受信の履歴が残る 24時間受注可能 注文書などのファイルを添付できる	取引先ごとに形式が異なる 注文メールを見落とす可能性がある 担当者のメールボックスに情報が分散しやすい 誤送信や不正な添付ファイル（ウイルス）などに注意が必要
チャット・メッセージアプリ	手軽さ スマートフォンから利用しやすい やりとりの履歴を確認できる	通常の連絡と正式な注文が混在しやすい 注文内容や変更履歴を探しにくい 受注システムなどへの転記が必要 担当者個人のアカウントに情報が残る場合がある
EDI・システム連携	事務処理の高速化 手入力や転記作業を減らせる 発注から決済まで連携しやすい 大量の注文を処理しやすい	導入や保守の費用 取引先ごとの個別対応 システムの仕様変更への対応 取引量によっては費用対効果が合わない
ECサイト・BtoB EC	商品を探しながら注文できる 24時間受注可能 過去の注文履歴から再注文しやすい 関連商品や新商品を提案しやすい	商品、価格、在庫などの情報を更新する必要がある 得意先ごとの価格や取引条件の設定が必要になる場合がある 商品情報や画像の準備、サイト運営の手間
Webの注文書（クラウド受発注サービス）	紙の注文書をWeb化する手軽さ パソコンやスマートフォンから利用できる 24時間受注可能 注文履歴を確認しやすい 受注情報を社内で共有しやすい 導入費用を抑えやすい	取引先に利用方法を案内する必要がある 取引先の同意が必要 商品や価格などの情報を更新する必要がある 既存システムとの連携費用

受注後の作業まで考えて受注手段を選ぶ

受注業務の基礎知識で解説したように、受注後は受注伝票を作成します。FAXや電話、メールで注文を受けた場合、受注後に注文内容を販売管理システムなどへ手入力することがあります。手作業による入力には、確認を徹底していても、入力間違いや処理漏れが発生する可能性があります。現在、大きな問題もなく業務が進んでいる場合でも、実際には担当者の経験や注意力によって支えられているかもしれません。担当者の不在や異動があっても同じように対応できるよう、受注情報を共有し、誰でも確認できる仕組みを整えることが大切です。

また、受注量が増えたときに受注担当者を増やして1人あたりの負担を減らす方法もありますが、ミスが起こりやすいという根本的な問題の解決にはなりません。

今後、企業が成長していくためには、EDIやWeb受発注システムなど、効率よく、ミスが起こりにくい仕組みを導入していくことが重要です。

なお、メールやクラウドサービスなどで注文書や注文情報を電子的に受け取った場合は、電子帳簿保存法に従って電子データを保存する必要がある場合があります。注文データの保存場所、必要なときに検索・確認できるかも、受注手段を選ぶ際に確認しておきましょう。

まとめ

受注手段には、それぞれメリットとデメリットがあります。

大切なのは、それぞれの特徴を理解して、自社や取引先に合う受注方法を選ぶことです。また、受注方法を一つに絞ることが難しい場合でも、受注後の処理や情報の管理方法をできるだけ統一することでミスを減らし、業務全体のスピードを上げることができます。

受注方法を変更するには、取引先の協力も必要ですが、生産性の向上やコスト削減につながる可能性があります。一度、現在の受注業務にどのような課題があるのか、社内で検討してみてはいかがでしょうか。