受注業務とは？
受注業務とは、顧客からの注文を受け付け、内容確認・在庫確認、そして出荷指示を行う、商品やサービスを提供するための一連の業務を指します。
近年では、販売管理システムやECプラットフォームとのデータ連携が進み、注文の受付から出荷指示などを自動化する企業も増えています。しかし、契約条件の確認や例外対応など、人による判断が必要な業務も依然として存在しています。
なお、受注業務は一般的に「注文受付から出荷指示まで」を指しますが、出荷後の売上計上や請求書発行は「販売管理」や「請求管理」に分類されます。この記事では受注業務を中心に、出荷から請求・入金確認までの流れもあわせて紹介します。
受注業務の流れ
一般的な受注業務は次の流れで進められます。
1．注文の受付
顧客から電話、注文書、メール、FAX、EDI、Webサイト、ECシステムなどを通じて注文を受け付けます。この段階では注文を受け付けただけの状態であり、まだ売上は計上しません。
2．注文内容の確認
注文を受け付けたら、取引先や商品、数量、価格、納期などに誤りがないかを確認します。あわせて、契約条件や見積書の内容と一致しているかも確認します。問題がなければ在庫の確認をし納期を回答します。
3．受注登録（受注伝票作成）
内容確認後、受注伝票の作成や受注データを登録します。
受注伝票は注文内容を社内で管理するための重要な記録となり、出荷や売上計上の基礎データになります。
近年ではEDIやECシステムとの連携により、自動登録されるケースも増えています。
4．注文請書（受注確認）の送付
必要に応じて顧客へ注文請書や受注確認書を発行します。
注文請書は、受け付けた注文の内容や納期などを確認し、顧客へ回答する文書です。
契約内容や取引条件、商慣習によって発行の有無や書式が異なります。
出荷から請求までの流れ
受注業務が完了すると、納期に合わせて出荷準備を進めます。
企業によっては受注担当者が出荷管理まで兼務することもあります。
また、商品によっては欠品や取り寄せ品、分納（複数回に分けた出荷）などにより、受注単位と出荷単位が異なる場合があるため注意が必要です。
1．出荷
納期に合わせて商品を出荷します。出荷時には納期や出荷内容に間違いがないかをしっかり確認し、正確に発送することが重要です。売上は取引条件に応じて出荷時、検収時などに計上します。
納品の際は一般的に納品書や受領書を同梱します。受領書は納品物を受け取ったことの確認書類として利用されます。
2．売上計上（売上伝票の作成）
出荷実績をもとに売上データや売上伝票の作成を行います。納品書の控えなどを売上計上の根拠資料として使用する場合もあります。
なお、企業によっては納品完了時や検収完了時に売上計上をするケースもあります。
3．請求書の発行
取引先との契約条件に合わせて請求書を発行します。タイミングや方法は取引条件に基づいて決定され、一般的な月締め請求のほか、出荷の都度請求するケースもあります。
なお、近年は請求業務の効率化やペーパーレス化を目的に、電子請求書を採用する企業も増えています。
4．入金確認
顧客からの入金内容を確認します。請求金額との一致や振込名義、支払い期限などを確認します。
まとめ
注文を受けてから、商品やサービスを顧客へ届けるまでにはさまざまな業務プロセスがあります。また、近年は販売管理システムやEC連携などの活用によって業務の効率化が進んでいますが、契約内容の確認や個別の対応など、人による判断が必要な場面もまだまだ残っています。
まずは受注業務の基本的な流れを理解し、自社の業務フローを確認してみましょう。受注担当者はもちろん、営業や物流、経理などの関連部門も、全体の流れを把握しておくことで、お互いに配慮しながらよりスムーズに業務を進められるようになります。