納品書とは？

納品書とは、商品を取引先へ納入する際に併せて提出する書類です。納品書には商品の明細が記載されており、発注または購入した通りに納品がなされたかを確認することを目的としています。
納品書は法律で発行を義務付けられている書類ではありませんが、多くの会社がトラブル防止の側面からも発行しています。
また、中には納品書兼請求書として納品書と請求書を兼用して発行している場合もあります。発行の仕方には決まった体裁があるわけではないので、受注側と発注側で事前に取り決めてあれば問題はありません。

納品書と請求書の違い

例えば、商品の納品ごとに請求をするような取引では、前述の通り納品書兼請求書として書類の発行を1度で済ませる方法もあります。このことから、納品書と請求書を同じものとして混合される場合がありますが、2つの書類はそれぞれ役割の違う別の書類であることは理解しておく必要があります。

納品書

納品される商品に紐づく書類で、いつ、何が届いたのかを確認するための書類です。発注側は発注書の内容通りに納品されたかを確認することができます。

請求書

支払い方法や期日、請求明細が記載されており、支払の義務があることを相手に伝える書類です。請求明細は同期間内の納品書と必ず一致します。

納品書を送る際に気を付けたい3つのこと

メール便で納品書を送っても良いか？

納品書は請求書と同じく信書にあたるので、メール便で郵送することはできません。
ただし、郵便法第4条第3項には「貨物に添付する無封の添え状又は送り状は、この限りでない。」とあり、貨物に添付して送る場合は添え状や送り状としての扱いになるためメール便で送ることができます。

納品書をPDFで送付しても問題ないか？

納品書を紙ではなくメールにPDFを添付して発行することは、取引先が同意していれば特に問題ありません。ただし、納品書を電子データで保存する場合は、電子帳簿保存法の要件に従わなくてはなりません。

納品書は見積書の内容と合わせるようにしましょう。

基本的には商品名やサービス名が掛かれていれば問題ありませんが、見積書を事前に発行している場合は、見積書と全く同じ内容で記載するようにしましょう。納品書は「約束通り取引が行われたことを証明する書類」ですから、見積書と表記を揃えるのが好ましいと言えます。

まとめ

納品は取引において重要なタイミングになります。納品書は法律上の発行義務はありませんが、いつ何を納品したか記録しておくことができ、円滑に取引を進めるために役立つ書類です。取引先からも安心感を得られるので、基本的には発行したほうが好ましい書類でしょう。