クラウド受注・発注システム

発注手段の比較とよくあるトラブルまとめ

最終更新日時: Nov 09, 2015 06:50PM JST

発注手段の比較とよくあるトラブル

発注手段ごとのメリットとデメリット

EOSやEDIなどの発注システムを導入していない企業の多くは、これまで発注の手段をFAXや電話に頼るケースが多かったようです。しかし、クラウド型の発注システムを安価で提供するWebサービスなども登場しており、これまでよりもかなり低いハードルで発注システムを導入できる環境が整ってきました。では、それらは一体どんな違いがあるのでしょう?受注手段ごとの特長をまとめました。

受注方法 メリット デメリット
電話
  • リアルタイム性
  • コミュニケーションがとりやすい
  • 記録が残らない
  • 聞き違いや転記ミスが起こりやすい
  • 電話代が掛かる
FAX
  • 記録が残る
  • 24時間送信可能
  • 普及率が高い
  • 自由なフォーマット
  • 再利用ができない
  • 回線が混雑し通信できない場合がある
  • 通信費が掛かる
  • 取引先への着信が確認しづらい
メール
  • パソコンで管理できる
  • 記録が残る
  • 24時間送信可能
  • 消耗品代が掛からない
  • 履歴管理しづらい
  • 一覧性が低い
  • セキュリティ面に不安
EDI
  • 購買業務を含む社内業務の大幅な効率化
  • 画像やスペックの確認が可能
  • 入力ミスがなくなる
  • 投資額が大きい
  • 取引先との調整が困難
  • 既存システムやフローとの調整が困難
ECサイト
  • ショッピングサイトとほぼ同じように使える
  • 24時間いつでもどこでも利用可能
  • スマートフォンでも利用可能
  • 発注履歴が残る
  • 導入費用が低い
  • 取引先がサイトを開設していないと利用できない
  • 取引先ごとにサイトが異なる
クラウド型(Web)の発注書
  • 24時間いつでもどこでも利用可能
  • すべての取引先への利用が可能
  • 発注履歴が自動で残る
  • 集計データが取得可能
  • スマートフォンにも対応
  • 導入コストが低い
  • カスタマイズできる範囲は限られる

発注書でよくあるトラブル

継続的に取引をしていくようになると、取引先ごとの癖も分かってくるようになりますが、取引を開始したばかりのころはお互いの習慣を理解していないので行き違いが起こりがちです。受注・発注でミスがあると販売機会を損失することにつながるのでそのようなことがないように以下のことには注意しましょう

1.発注書が届いていない

FAXでよくあるトラブルとして、FAX番号間違い、相手が通信中でいつまでたっても送信ができない、紛失や文字が潰れて読めない、他のFAXに埋もれて担当者に届かなかったなどが挙げられます。取引先が注文請書を都度発行してくれれば良いのですが、そうではない企業も多いので、面倒でも届いているかの確認をすると良いでしょう。

2.記入や転記ミス

電話や商談の席での発注でよく起こるのは、数量の記載ミスや金額の転記間違いです。口頭で発注した場合は間違いが起こりやすいので、注文請書を発行してもらうか、後ほど改めて発注書を送信するなど記録が残るようにしておきましょう。

3.完売、欠品の連絡が来ない

注文請書を発行していない企業との間でよくあるトラブルとして、発注内容の一部に欠品があった際に何の連絡もなくそのまま出荷されてくるということがあります。何度か取引するうちに取引先の性格も分かってくると思いますが、初めて取引する相手の場合は、発注書に「欠品がある場合には出荷前に連絡をお願いします」と明記しておくと良いでしょう。

4.受注締切の時間に間に合わない

多くの企業は受注締切時間を設けていると思います。受注締切の時間を過ぎた発注は、次の日の取り扱いとなり納品日が1日ずれてしまいます。受注締切時間の直前に発注書を送ったような場合は、面倒でも確認の電話を入れることで後々のトラブルを防げます。

まとめ

発注業務を効率的に行うことは経営的にも重要です。しかし、日本では未だにFAXや電話によるアナログな方法での受注・発注の割合が多い状態です。FAXで発注書を受け取った取引先も手動で自社システムへ入力しなおしているのですから非常に非効率ですよね。

インターネットがどの分野においてもこれだけ広がってきている中で、なぜ受注・発注だけは未だにこのようにアナログな手法が多いのでしょうか?実際のところ、これらは「商習慣だから」という理由が多いそうで、大きな理由がないことが大半のようです。今は安価で便利なWebサービスがたくさんあるので、ぜひ積極的に利用して生産性を高めていきましょう。

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