発注手段の比較とよくあるトラブルまとめ

発注手段ごとのメリットとデメリット

EOSやEDIなどの発注システムを導入していない企業の多くは、これまで発注の手段をFAXや電話に頼るケースが多かったようです。しかし、クラウド型の発注システムを安価で提供するWebサービスなども登場しており、これまでよりもかなり低いハードルで発注システムを導入できる環境が整ってきました。では、それらは一体どんな違いがあるのでしょう？受注手段ごとの特長をまとめました。

発注書でよくあるトラブル

継続的に取引をしていくようになると、取引先ごとの癖も分かってくるようになりますが、取引を開始したばかりのころはお互いの習慣を理解していないので行き違いが起こりがちです。受注・発注でミスがあると販売機会を損失することにつながるのでそのようなことがないように以下のことには注意しましょう

1．発注書が届いていない

FAXでよくあるトラブルとして、FAX番号間違い、相手が通信中でいつまでたっても送信ができない、紛失や文字が潰れて読めない、他のFAXに埋もれて担当者に届かなかったなどが挙げられます。取引先が注文請書を都度発行してくれれば良いのですが、そうではない企業も多いので、面倒でも届いているかの確認をすると良いでしょう。

2．記入や転記ミス

電話や商談の席での発注でよく起こるのは、数量の記載ミスや金額の転記間違いです。口頭で発注した場合は間違いが起こりやすいので、注文請書を発行してもらうか、後ほど改めて発注書を送信するなど記録が残るようにしておきましょう。

3．完売、欠品の連絡が来ない

注文請書を発行していない企業との間でよくあるトラブルとして、発注内容の一部に欠品があった際に何の連絡もなくそのまま出荷されてくるということがあります。何度か取引するうちに取引先の性格も分かってくると思いますが、初めて取引する相手の場合は、発注書に「欠品がある場合には出荷前に連絡をお願いします」と明記しておくと良いでしょう。

4．受注締切の時間に間に合わない

多くの企業は受注締切時間を設けていると思います。受注締切の時間を過ぎた発注は、次の日の取り扱いとなり納品日が1日ずれてしまいます。受注締切時間の直前に発注書を送ったような場合は、面倒でも確認の電話を入れることで後々のトラブルを防げます。

まとめ

発注業務を効率的に行うことは経営的にも重要です。しかし、日本では未だにFAXや電話によるアナログな方法での受注・発注の割合が多い状態です。FAXで発注書を受け取った取引先も手動で自社システムへ入力しなおしているのですから非常に非効率ですよね。

インターネットがどの分野においてもこれだけ広がってきている中で、なぜ受注・発注だけは未だにこのようにアナログな手法が多いのでしょうか？実際のところ、これらは「商習慣だから」という理由が多いそうで、大きな理由がないことが大半のようです。今は安価で便利なWebサービスがたくさんあるので、ぜひ積極的に利用して生産性を高めていきましょう。