発注業務とは、仕入先に対して商品やサービスの発注を行うことです。小売業や卸売業などで在庫管理を行っている場合は、在庫計画に沿って発注を行います。
発注から支払いまでの基本的な流れ
ここでは発注から納品、そして支払いまでの基本的な流れを確認していきましょう。
1．見積書を依頼
発注にあたり、まずは見積書を依頼します。発注する数が多い場合や何度か繰り返し発注しているような場合は卸価格の交渉をすることもできます。納品日や支払い条件など、取引条件についても見積もりの段階で希望を伝えましょう。商品によっては、複数の仕入れ先に見積書を依頼して取引条件を比較するようにします。これを相見積もりと言います。
2．発注する
見積書を受領したら金額と取引条件を確認し、問題なければ注文書を作成して発注します。受注の締切時間は取引先ごとに違うので、優先して発注する取引先を整理しておくと良いでしょう。
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3．検品する
商品が届いたらできるだけ早く検品を行いましょう。何日も経ってから破損や不良品などの連絡をするのはマナー違反です。場合によっては取引先からの信頼を失う恐れがあります。検品が終わったら、納品書と発注書を付け合わせて数と金額に間違いがないかを確認します。
4．受領書を送付する
納品内容に間違いがなければ受領書に捺印をして返送します。会社によっては内容に間違いがあった場合だけ連絡をし、受領書の送付を省く場合もあります。
5．支払い
請求書が届いたら明細と金額を確認し、間違いなければ代金を支払います。
まとめ
受注・発注は企業活動の中心となる業務サイクルです。毎日行う業務ですから、少しの効率化が大きなコスト削減に結びつきます。これから起業するという方も、発注書の書き方や発注書の保存方法をどう行うかについてよく検討して決定するようにしましょう。