見積書は取引先からの印象を決める重要な書類

ビジネスを進める上で見積書を作成する機会は多いと思います。見積書は取引先へ初めに提出することが多い書類ということもあり、販売金額だけではなく書類としての品質で取引先の印象を左右することもある重要な書類です。

そこで、今回は見積書の各項目について詳しく説明していきます。ぜひ参考にしていただいて、ポイントを押さえた見やすい見積書を作成できるようにしましょう。（参考：見積書の役割や気を付けたいこと）

見積書の書き方

見積書に必要な一般的な項目について説明していきます。

1．宛名

宛名には正式名称を記載します。マナーとしては□□(株)とは略さずに、□□株式会社としましょう。 会社名だけの記載なら「御中」としますが、担当者に届かないなどのトラブルを避けるため、基本的には部署名と担当者名を記載する方が良いでしょう。

2．見積書番号

どの見積書か後から分かるように見積書番号を付けておくと便利です。自分の管理だけではなく取引先が問い合わせする際にも役立ちます。

3．発行日

見積書の発行日は有効期間に関わるので必ず記載するようにしましょう。

4．作成者

発行元の会社名と住所、連絡先、担当者名を記載して会社印を押します。

5．案件名

何の見積書か分かるように「○○の件」と記載します。あまり長くならずに端的に内容を表すようにしましょう。

6．見積もり金額

今回の見積もり金額を記載します。明細の合計と総合計が一致していることを必ず確認しましょう。

7．消費税

税別か税込かを明記しましょう。

8．納入場所

納品場所が変わることはよくあります。場所によっては配送料も変わってくるので、認識の相違が生まれないように必ず記載するようにしましょう。

9．納入期限

見積書に記載した納品日は取引先との約束ごとになります。顧客はこの日付を元に受け入れ準備をしているので、必ず納品できる日付を記載しましょう。

10．支払条件

支払条件についてもきちんと明記しておきましょう。認識の違いによるトラブルを防ぐことができます。

11．見積もり有効期限

提示した見積書がいつまで有効なのかを明記します。記載方法は「本見積書提出後2週間」というようにします。特に法律的な制限はありませんが、有効期限を記載しない場合は将来的にも同条件で購入できるということになってしまいますので必ず記載しましょう。

12．見積もり明細

商品情報、単価、数量、単位、金額、消費税、備考などを記載します。サービスなど数量を記載できない場合は「一式」と書きます。

13．備考

各項目ごとの補足説明や、残り在庫が少ない場合など、見積もり全体の注意事項がある場合はきちんと明記しておきましょう。項目名だけだと曖昧になる場合があるので、解釈に相違が生まれないように注意することが大切です。

まとめ

見積書の書き方についてポイントをまとめてきましたがいかがでしたか？必要な情報がきちんと書かれた見やすい見積書を作ることが、相手の信頼を得ることに結びついたり、余計なトラブルを防止したりすることに繋がります。ですから、各項目ごとの補足説明や、残り在庫が少ない場合など、見積もり全体の注意事項がある場合にはきちんとそれらも明記しておくことが大切です。項目名だけだと曖昧になる場合があるので、解釈に相違が生まれないように注意しましょう。