ビジネス上、請求書は非常に重要な役割を持っています。せっかく商品やサービスを販売しても、請求書がないと取引先から支払いを受け取ることができないからです。つまり、新入社員から起業家まですべてのビジネスマンは請求書を理解している必要があります。
ここでは、請求書について知っておくべき基本的な事柄を解説していますので、「請求書について分からないことがある」という方はぜひ参考にしてみてください。
請求書とは？
請求書とは、販売した商品やサービスの代金を取引先へ請求する書類です。請求書には代金の内訳となる明細や振込先などが記載されます。請求書はお金のやり取りを文書で残す経理的な意味合いが強く、請求書が届かないと支払いができないということがあるため、取引上とても重要な書類です。
請求書の種類
請求書は取引の方法によって以下の3つに分かれます。
1．先振込みの取引で発行する請求書
納品前に請求書を発行し、振込が確認できたら商品を発送する取引方法です。主に新規取引の場合に多く見られます。請求書には当該取引の販売内容を記載します。
2．納品の際に一緒に発行する請求書
納品書と一緒に請求書も発行し、支払を取引ごとに行います。取引先は納品後の後払いとなるため、先振込みに比べて安心です。請求書には当該取引の販売内容を記載します。
3．1か月分の購入代金をまとめた請求書(売掛)
1か月間に納品した商品代金をまとめて請求します。請求書にはその期間の取引明細が書かれるのが一般的ですが、まれに請求金額だけ書かれた請求書もあります。しかし、請求された側は内訳が分からず不親切なため、信頼関係を崩さないためにも請求書には明細を記載するようにしましょう。
請求書に間違いがあった場合
請求書で、請求金額や請求内容に間違いがあった場合は、原則として請求書を再発行します。その際、請求書には再発行であることを明記するようにしましょう。発効前に間違いを見つけた場合も二重線を引いて訂正を行うようなことはせず、必ず正しい請求書を印刷しなおして発行するようにしましょう。
請求書の送り方
請求書を郵送する場合には、以下のことに注意して正しい送り方を心掛けましょう。
宛名
宛名書きは送り先によって書き方が変わりますので注意が必要です。
- 会社宛て
基本的には(株)という風に略語は使わず、"株式会社"と記載しましょう。また、会社名の後には「御中」と続けて記載します。
例) 株式会社ラクーンコマース御中
- 担当部署宛て
部署名の後に「御中」と続けて記載します。
例) 株式会社ラクーンコマース管理部御中
- 担当者宛て
社名、部署名の次に改行して"氏名"様と記載します。
例)
株式会社ラクーンコマース
管理部
COREC 太郎様
請求書とわかるようにする
請求書がDMや営業用パンフレットと間違われないようにするため、赤字や青字で「請求書在中」と記載しておくことが一般的です。こうすることで、先方の会社内でも行方不明にならず、経理部門にスムーズに届けてもらうことができます。
横向きの封筒なら右下、縦向きの場合には左下に記載すると良いでしょう。
請求書の折り方
請求書はA4サイズの用紙で作成し、三つ折りで送ることが一般的です。印字した面が内側に来るようにし、開封する際に「請求書」という部分が初めに見えるよう、表題部分を後から折るようにします。
メール便は使わない
請求書は信書にあたるため、メール便で送ると違法行為に該当します。そのため、郵送する際には普通郵便で送るようにしましょう。
まとめ
請求書はお金のやり取りをする上で、なくてはならないとても重要な書類です。しかし、メール便が使われたりするなど意外とルールについて知られていない部分も多くあります。
ぜひ一度、自社の請求書を見直し、正しく発行できているか確認してみると良いでしょう。